9 практических рекомендаций для оптимизации своего дня

9 рабочих приемов, которые позволят оптимизировать ваш рабочий день, выполнять работу более качественно и не так страдать от рутинных задач. Все их проверила на себе, поэтому со смелостью рекомендую!

1. Начинайте утро с приятного.

С чего начинается ваш рабочий день? С чашки кофе, просмотра почты и планирования дел? Хорошо. И что находится в самом верху этого списка? Рекомендую начинать работу с приятных для вас дел. Так вы зададите настроение на весь день. К примеру, 3 раза в неделю я начинаю работу по написанию статьи в блог. Потому что мне нравится писать. И потому, что при написании статьи извилины в моем мозгу будто бы начинают быстрее двигаться, и весь следующий рабочий день я полна сил и энергии для покорения вершин.

Понятное дело, что не каждый, кто читает эту статью, ведет свой блог. Но у вас явно есть свой список дел, которые вас вдохновляют / наполняют и занимают не так много времени. Скажем, вы точно не начнете свой день с просмотра сериала / фильма. А с коротких физических или интеллектуальных упражнений? А с комплиментов себе перед зеркалом (чтобы привыкать к ним и не думать что со мной что-то не так, когда они будут звучать в мою сторону)? Так вот, выберите новые "утренние ритуалы", которые будут радовать вас и задавать правильный тон на весь день!

2. Просыпайтесь минимум за 3 часа до начала рабочего процесса.

Исследование, в котором сравнивались различия в привычках богатых и бедных людей (проводилось Томасом Корли), показало, что богатые просыпаются минимум за 3 часа до начала работы (44% богатых против 3% бедных).

Это вовсе не означает, что надо вставать ни свет ни заря. На работу во многих компаниях можно приходить и к 11:00, так что время выспаться есть. В том числе, если вы работаете сами на себя!

Суть в том, что имея в запасе 3 свободных часа, вы можете, во-первых, успеть проснуться, во-вторых, позавтракать, и в-третьих, сделать какие-то мелкие утренние бытовые задачи. Безусловно, это большой плюс к дальнейшей производительности на работе.
«Много не спите. Если вы будете спать на 3 часа меньше каждую ночь в году, то у вас будет дополнительно полтора месяца для того, чтобы добиться успеха »(с) Аристотель Онассис

3. Правило двух минут.

Очень простое правило, которое позволит в 2-3 раза сократить частоту отговорки «когда-то». Если вы можете сделать какую-то задачу за 2 минуты – делайте ее сразу же. Ответить на письмо, оценить время работы над проектом, внести мелкую правку. Но это должны быть именно 2 минуты. Если дело занимает больше времени – смотрите пункт номер 4 этой статьи.

4. Долой многозадачность.

Не стоит бросаться от задачи к задаче, хаотично пытаясь успеть все и сразу. Этого не будет. Примите как незыблемый закон, и делайте свою работу последовательно, не отвлекаясь на внезапные просьбы и задачи.

Многие говорят о важности последовательности, но не у всех получается ей следовать. Трудно не отвлекаться, трудно отказывать, когда коллега стоит над душой и просит решить его проблему (в таком случае рекомендую использовать метод Помодоро). Но если вы научитесь концентрироваться на определенной задачи и освоите умение отказывать, то ваша производительность несомненно повыситься.

Это вовсе не означает, что не нужно помогать окружающим – просто назначьте в своем 8-часовом рабочем дне час, в течение которого вы решаете такие вот «внезапные» моменты. Вы можете сказать, что на то они и внезапные, чтобы "бросить все" и тут же приступить. Но почему ваши личные дела становятся не такими приоритетными по сравнению с "внезапными делами" коллеги? Потому что вы не знаете как отказать? Потому что не хотите испортить отношения? Или потому что то, что вы сейчас делаете не такие уж важные дела? А почему так? Имея отдельное время для "внезапных дел" вы и уделите внимание коллеге (чтобы не испортить отношения) и не будете себя корить, что дела других приоритетные ваших. А, раз вы занимаетесь "не такими уж и важными делами", то почему вы до сих пор не определили что действительно главное в вашей жизни, куда и с кем двигаться?

5. Ешьте!

Это странный совет, на первый взгляд. Но! Часто ли вы, погрузившись в работу, забываете поесть? Вы даже гордитесь собой – «я сегодня так поработала, даже не ела, на одном кофе сижу». Это была ключевая фраза моей соседки. Она так гордилась ею, как показателем успеха! И вот гордиться здесь совсем нечем. И не потому, что это плохо для здоровья – конечно плохо, я не буду об этом напоминать. Это плохо для вашей производительности. Энергия расходуется, а при интеллектуальной работе тратится еще сильнее, и вам нужно ее пополнять. Поэтому пожалуйста, завтракайте, перекусывайте, заполняйте потраченные запасы. Уделите этому хотя бы 20 минут. Пусть организм отдохнет. А еще лучше: заблаговременно планируйте перерыв на перекус и изменение вида работы – перерывы для того, чтобы мозг переключился на другой вид работы. То есть, никакого монитора во время перекуса, если вся ваша работа в течение дня связана с ним!

6. Правило шести вопросов

Когда начинаете работать над новым проектом, задайте 6 вопросов: зачем, что, кто, когда, где и как. Важно понять:

зачем делается этот проект (какова его цель);

что продает, предлагает этот проект (товары, услуги, идеи, инновации);

кто целевая аудитория проекта (люди);

когда он должен быть сдан (дедлайны);

география проекта, заказчика, клиентов, в каких местах целевая аудитория черпает информацию, и другие «где?»;

как будет работать проект, как будет монетизироваться, и другие «как».

Не бойтесь задавать вопросы – как говорится «правильно поставленная задача – половина успеха». С помощью этих 6 вопросов вы поможете тому, кто поручает вам проект, сформулировать максимально четкие условия задачи.

7. Упрощение

Бывают такие дни, когда возникает ощущение, что на вас свалилось все, что только могло рухнуть. И вы не понимаете, как же разгрести весь этот завал. Здесь на помощь приходит простота. Перестаньте паниковать и посмотрите, как эту сложную ситуацию сделать проще.

Например, глобальные проекты разбейте на маленькие подзадачи, и вы удивитесь, насколько проще вам будет казаться решение этих задач.

«Из двух возможных слов всегда выбирайте то, что проще» (с) Поль Валери

8. Если не понимаешь – нарисуй

Бывают такие задачи, которые с первого раза и не поймешь, как решить. Попробуйте нарисовать во всех деталях эти самые задачи и методы их решения выплывут сами собой. Это могут быть майнд-мэпы, скетчи, или просто иллюстрации.

Также подойдет и воображаемый рисунок – визуализация. Я вообще рекомендую представлять конечный результат – тот, который устраивает вас, прежде чем приступать к реализации любого проекта.

9. Правило 9-ти дел

Составляя список дел на день (ваш to do list), ограничьтесь 9 пунктами в нем (можно и меньше). Складываться список должен с 1 очень важной задачи, на которую вы потратите, например, 3-4 часа. Также в списке должны быть 3 дела важности поменьше, которые займут у вас 2-3 часа. Ну и 5 совсем мелких, с которыми вы справитесь течение 1-2 часов.

«Большинство людей способны продуктивно работать только четыре-пять часов в день. Все остальное – бег на месте »(с) Томас Лимончелло

Понравилась статья? Если вы думаете, что эти рекомендации могут увеличить производительность, подскажите об этом своим друзьям, поделившись статьей.