9 робочих прийомів, які дозволять оптимізувати ваш робочий день, виконувати роботу якісніше і не так страждати від рутинних завдань. Всі їх перевірила на собі, тому зі сміливістю рекомендую!
1. Починайте ранок з приємного
З чого починається ваш робочий день? З чашки кави, перегляду пошти та планування справ? Добре. І що знаходиться в самому верху цього списку? Рекомендую починати роботу з приємних для вас справ. Так ви задасте настрій на весь день. Приміром, 3 рази на тиждень я починаю роботу з написання статті в блог. Тому що мені подобається писати. І тому, що при написанні статті звивини в моєму мозку ніби-то починають швидше рухатися, і весь наступний робочий час я сповнена сил і енергії для підкорення вершин.
Ясна річ, що не кожен, хто читає цю статтю, веде свій блог. Але у вас явно є свій список справ, що вас надихають/наповнюють і займають не так багато часу. Скажімо, ви точно не розпочнете свій день з перегляду серіалу/фільму. А з коротеньких фізичних чи інтелектуальних вправ? А з компліментів собі перед дзеркалом (щоб звикати до них і не думати що зі мною не так, коли вони звучатимуть в мою сторону)? Так ось, виберіть нові “ранкові ритуали”, які будуть тішити вас і задаватимуть правильний тон на весь день!
2. Прокидайтеся мінімум за 3 години до початку робочого процесу
Дослідження, в якому порівнювалися відмінності в звичках багатих і бідних людей (проводилося Томасом Корлі), показало, що багаті прокидаються мінімум за 3 години до початку роботи (44% багатих проти 3% бідних).
Це зовсім не означає, що треба вставати ні світ ні зоря. На роботу в багатьох компаніях можна приходити і до 11 години, так що час виспатися є. В тому числі, якщо ви працюєте самі на себе!
Суть в тому, що маючи в запасі 3 вільних години, ви можете, по-перше, встигнути прокинутися, по-друге, поснідати, і по-третє, зробити якісь дрібні ранкові побутові завдання. Безумовно, це великий плюс до подальшої продуктивності на роботі.
«Багато не спіть. Якщо ви будете спати на три години менше щоночі в році, то у вас буде додатково півтора місяці для того, щоб досягти успіху» (с) Арістотель Онассіс
3. Правило двох хвилин
Дуже просте правило, яке дозволить в 2-3 рази скоротити частоту відмовки «колись». Якщо ви можете зробити якесь завдання за 2 хвилини – робіть його відразу ж. Відповісти на лист, оцінити час роботи над проектом, внести дрібну правку. Але це повинні бути саме 2 хвилини. Якщо справа займає більше часу – дивіться пункт номер 4 цієї статті.
Не варто кидатися від завдання до завдання, хаотично намагаючись встигнути все і відразу. Цього не буде. Прийміть як непорушний закон, і робіть свою роботу послідовно, не відволікаючись на раптові прохання і завдання.
Багато хто говорить про важливість послідовності, але не у всіх виходить її дотримуватися. Важко не відволікатися, важко відмовляти, коли колега стоїть над душею і просить вирішити його проблему (в такому випадку рекомендую використовувати метод Помодоро). Але якщо ви навчитеся концентруватися на певній задачі та вмінню відмовляти, то ваша продуктивність безсумнівно підвищитися.
Це зовсім не означає, що не потрібно допомагати оточуючим – просто призначте у своєму 8-годинному робочому дні одну годину, впродовж якої ви вирішуєте такі ось «раптові» моменти. Ви можете сказати, що на те вони і раптові, щоб “кинути все” і тут же приступити. Але чому ваші особисті справи стають не такими пріоритетними в порівнянні з “раптовими справами” колеги? Тому що ви не знаєте як відмовити? Тому що не хочете зіпсувати відносини? Чи тому що те, що ви зараз робите не такі важливі справи? А чому так? Маючи окремий час для “раптових справ” Вви і приділите увагу колезі (щоб не зіпсувати відносини) і не будете себе картати, що справи інших пріоритетніші за ваші. А, раз ви займаєтесь “не такими вже й важливими справами”, то чому ви досі не визначили що справді головне у вашому житті, куди і з ким рухатись?
5. Їжте!
Це дивна порада, на перший погляд. Але! Чи часто ви, занурившись у роботу, забуваєте поїсти? Ви навіть пишаєтеся собою – «я сьогодні так попрацював, що навіть не їв, на одній каві сиджу». Це була ключова фраза моєї сусідки. Вона так пишалась нею, як показником успіху! І ось пишатися тут зовсім нічим. І не тому, що це погано для здоров’я – звичайно погано, я не буду про це нагадувати. Це погано для вашої продуктивності. Енергія витрачається, а при інтелектуальній роботі витрачається ще сильніше, і вам потрібно її поповнювати. Тому будьте ласкаві, снідайте, перекушуйте, заповнюйте витрачені запаси.
Приділіть цьому хоча б 20 хвилин. Нехай організм відпочине. А ще краще: завчасно плануйте перерву на перекус та зміну виду роботи – перерви для того, щоб мозок переключився на інший вид роботи. Тобто, ніякого монітору під час перекусу, якщо вся ваша робота впродовж дня пов’язана з ним!
Photo by Briana Tozour on Unsplash
6. Правило шести питань
Коли починаєте працювати над новим проектом, задайте 6 питань: навіщо, що, хто, коли, де і як. Важливо зрозуміти:
що продає, пропонує цей проєкт (товари, послуги, ідеї, інновації)
хто цільова аудиторія проєкту (люди)
коли він повинен бути зданий (дедлайни)
географія проєкту, замовника, клієнтів, в яких місцях цільова аудиторія черпає інформацію, й інші «де?»
як працюватиме проект, як буде монетизуватися, та інші «як»
Не бійтеся задавати питання – як то кажуть «правильно поставлена задача – половина успіху». За допомогою цих 6 питань ви допоможете тому, хто доручає вам проєкт, сформулювати максимально чіткі умови задачі.
7. Спрощуйте
Бувають такі дні, коли виникає відчуття, що на вас звалилося все, що тільки могло звалитися. І ви не розумієте, як же розгребти весь цей завал. Тут на допомогу приходить простота. Перестаньте панікувати і подивіться, як цю складну ситуацію зробити простіше. Наприклад, глобальні проєкти розбийте на маленькі підзадачі, і ви здивуєтеся, наскільки простішим вам буде здаватися вирішення цих завдань.
«З двох можливих слів завжди вибирайте найпростіше» (с) Поль Валері
8. Якщо не розумієш – намалюй
Бувають такі завдання, які з першого разу і не зрозумієш, як вирішити. Спробуйте намалювати у всіх деталях ці самі завдання і методи їх вирішення випливуть самі собою. Це можуть бути майнд-мепи, скетчі, або просто ілюстрації.
Також підійде і уявний малюнок – візуалізація. Я взагалі рекомендую уявляти кінцевий результат – той, який влаштовує вас, перш ніж приступати до реалізації будь-якого проекту.
Photo by Emma Matthews on Unsplash
9. Правило 9-ти справ
Складаючи список справ на день (ваш to do list), обмежтеся 9 пунктами в ньому (можна й менше). Складатися список повинен з 1 дуже важливого завдання, на яке ви витратите, приміром, 3-4 години. Також у списку повинні бути 3 справи важливістю поменше, які займуть у вас 2-3 години. Ну і 5 зовсім дрібних, з якими ви впораєтеся протягом 1-2 годин.
«Більшість людей здатні продуктивно працювати лише чотири-п’ять годин на день. Все інше – біг на місці» (с) Томас Лімончелло Сподобалась стаття? Якщо ви гадаєте, що ці рекомендації можуть збільшити продуктивність, підкажіть про це своїм друзям, поділившись статтею.
