Прежде чем начать осваивать техники тайм-менеджмента, исследуйте для начала какие у вас взаимоотношения со временем. Кажется, что это довольно банальные или очевидные вещи, но редко кто начинает планирование именно с анализа.
В первую очередь, хронометраж времени в течение дня делается с целью найти, где же вы реально теряете драгоценные минуты. По десять-пятнадцать минут в течение дня может превратиться в минимум один час, которого так часто не хватает.
У нас у всех одинаково есть 24 часа и 7 дней в неделю. Но одни умеют сочетать все сферы своей жизни и уделять достаточно времени на важнейшие (для них) вещи или дела. А другие жалуются и мечтают иметь дополнительный час в сутках, например, на саморазвитие. Здесь, конечно же, дело и в приоритетах: важным, стратегическим делам нужно уделять внимание в первую очередь. Но для начала найдите своих пожирателей времени: что или кто это.
Хронометраж – это метод изучения затрат времени на непосредственном выполнении заданной операции путем наблюдения и измерения циклически повторяющихся элементов (частей).
Или, на "человеческом" языке, – это учет потраченного времени, при котором обнаруживаются дыры, в которые время бесследно вытекает.
Здесь хорошо подходит крылатая фраза «Человек, который зря тратит время, сам не замечает, как стареет» с фильма-сказки Евгения Шварца "Потерянное время". Смотрите, лучше поймете суть идеи осознавать, как проживаете время и не просто ежедневно, а ежечасно и ежесекундно. От одного этого инсайта добавляется смелости обрезать общение с токсичными людьми и тратить время на второстепенные дела.
Мой опыт работы с командами и управления ими показал, что в первые же дни важнейшим моментом является выход на совместную картину понимания вещей: говорить на одном языке, иметь одно видение проекта и конечного результата, доверять тому, что каждый из нас работает над своим лучшим результатом. Так вот, приучить каждого к аудиту своего времени в первые же дни сотрудничества – это сделать инвестицию в ваше понимание. Потому что каждый раз ставя задачу, человек достоверно сможет оценить свои силы на ее выполнение, не сбавляя или увеличивая себе дополнительных резервов, что в целом оттягивают дедлайн для всей команды.
Знаете, сколько времени теряете зря? А главное – на что?
Можете в точности воспроизвести в памяти весь вчерашний день? Все, что вы делали в течение дня, ну, хотя бы с двадцатиминутной точностью? Сколько времени вы провели в транспорте или простояли в пробках (а могли бы лучше продумать маршрут), сколько вы потратили на разговоры, сколько на уборку, сколько на любимый сериал, а сколько на ребенка? А если приплюсовать по 10 минут с каждой встречи, когда к вам опаздывали, а вы просто в этот момент решили проверить социальные сети или мессенджер...
В основном, люди не могут воспроизвести в памяти свой день. Даже сказать с максимальной точностью сколько времени уходит на ту или иную задачу. Все примерно.
У меня есть друг, который просчитал свой маршрут из дома на работу, включая остановки на "больших" светофорах и решениях, что позволило ему с точностью до 5 минут сказать будет ли он вовремя на рабочем месте или опоздает из-за пробок, в зависимости от того, во сколько он выехал. Соответственно, он знал промежутки времени, когда стоит выехать из гаража с точностью до 5 мин, чтобы не застать на своем пути ни одной заминки. В его случае форс-мажор – это действительно форс-мажор, а не ежедневный традиционный затор в городе. Друг исследовал время, скорость, тенденции заторов и аварий на своем пути в течение 2-х недель. То же самое предлагаю сделать вам – вести хронометраж дня в течение двух недель.
Почему две недели вести записи?
Потому что даже если ваш день похож на предыдущий, есть определенная цикличность. Например, на тренировки ходите только 2 раза в неделю, а в выходные устраиваете кардио самостоятельно. А в следующие выходные – решили устроить с компанией друзей свой досуг и сама тренировка переместилась на будни. То есть действия, которые вы выполняете только раз в месяц или в 10 дней, как, например, маникюр или другие косметические процедуры, проведывание родных или гости у друзей. Согласитесь, у вас есть такие "дела". И они могут забрать 3 часа вместе с дорогой. Поэтому стоит думать, как их поставить на цикличность, и какие действия запускать параллельно, чтобы не терять время и при этом поддерживать отношения или форму.
Хронометраж позволит вам не только определить, на что тратится драгоценное время, но и найти дополнительные резервы времени для себя, о которых раньше даже не подозревали, научиться успевать больше. В целом, он поможет сделать образ жизни намного эффективнее.
Аудит времени
Способ №1: Записывать свои действия каждые 10 минут
Вы можете выбрать интервал под себя (15 или 20 минут). Я начинала практику с системных 10 минут, чтобы получить максимально подробную информацию. Лучше вносить данные в таблицу или заметки в телефоне.
Обычно возникает сомнение: "Как можно фиксировать свои действия каждые 10 минут? Сколько же времени я потрачу на сами записи? Я только и буду заниматься этими записями! " Но если все грамотно организовать, то на это уйдет около 10 минут в день всего: 10 секунд на одну запись в течение, скажем, 16 часов суток. Выгода, которую вы получите от этого занятия, несравненно больше.
Преимущества:
1. Это упражнение наглядно показывает, сколько времени вы вели хронометраж, а сколько бездельничали или "переключались". А значит, гораздо легче выявить те участки дня, которые сложнее поддаются хронометражу.
2. Производится устойчивая привычка каждые 10 минут задавать себе вопрос: «Чем я сейчас занимаюсь? Трачу я свое время или инвестирую в лучшую версию себя?».
Недостаток:
Этот способ плохо подходит, если у вас в 10 минут помещаются сразу несколько дел. Допустим: умыться – 1,5 мин, почистить зубы – 3 мин, одеться – 1,5 мин, сварить кофе – 3 мин. Или как записать, что вы разговаривали по телефону 18 минут? Или ваша встреча длилась 40 мин, вы же не будете отвлекаться на заметку во время нее?
Хотя, можете четко зафиксировать: 1) перед тем как человек должен был прийти на встречу 2) фактически пришел и 3) когда вы попрощались. Даже разница между 1) и 2) – это уже одна из ключевых подсказок потери времени.
Способ №2: Записывать каждое переключение внимания
Делаете запись в таблице или нотатке в тот момент, когда переходите от одного действия к другому.
Преимущества такого учета:
- гораздо легче помнить о ведении хронометража, так как быстро вырабатывается привычка «закончили что-то делать – укажите в нотатке";
- точно узнаете временную «стоимость» ваших обычных действий. Сколько времени стоит сходить в магазин, сколько стоит мытье посуды или приготовление пищи, сколько стоит порыться в интернете, а сколько – испечь пирог?
- "Любимый, я сбегаю на пару минут к соседке за сахаром. Помешивай варенье на плите каждые полчаса, пожалуйста... "😀 😁 😂
Недостатки этого способа:
- достаточно много времени тратится на итоговый подсчет продолжительности действий. Решение: в течение дня заполняете первые две колонки, а вечером, ну или в конце недели, когда будете анализировать результаты, подсчитайте общую продолжительность.
- легко можно сбиться на слишком обобщенный, некачественный учет. Вы действительно в течение двух часов каждую минуту говорили по телефону, и совсем не отвлекались от этого занятия, не думали параллельно о чем-нибудь еще? Например: "с 9.00 до 13.00 – убирала..." Слишком большой промежуток.
Поэтому лучше объединить оба метода хронометража:
- Ведите учет времени способом №1, но при этом «на полях» фиксируйте ценность своих основных затрат времени.
- Ведите учет времени способом №2, но ограничьте себя во времени, например, на те же 10 минут.
- Поработайте 1-2 дня по способу №1 и когда вы уже выработали в себе привычку все время задаваться вопросом: «Что я сейчас делаю?» и подниматься из рутинного потока, спокойно переходите к способу №2.
Выберите для себя самый удобный вариант и начинайте действовать!
Подсказки:
1. Вести учет с утра до вечера сразу с первого дня – вещь нереальная, потому что без привычки может произойти конфликт: либо вы ведете учет времени, или вы работаете. Поэтому лучше начните с хронометража отдельно взятых фрагментов дня. Например, утро. А вот вечернее время и выходные, а также «личное», сложнее учитывать.
2. В начале ведите «безоценочно» хронометраж: просто фиксируйте все, что делаете, не оценивая и не переживая. Это связано с тем, что у большинства людей, которые только начали выполнять это упражнение, результаты вызывают шок. Потому сразу замечать как "сливаете" свое время. Например: «О, ужас!!! Я провела в инстаграме целых 3 часа! Просто смотрела и ничего не делала, представляете! Сидела и смотрела!».
В результате вы начинаете избегать тех дел, которые делаете обычно, либо не фиксируете реальное время. Чтобы этого не произошло, используйте другие формулировки: «Смотри, оказывается, я целых 3 часа просидела в инстаграме. Интересно! Так и отметим» или «Если собрать по 10 мин ожиданий на встречах тех, кто опаздывает, то в целом можно получить дополнительный час за день. Это время можно отвести на аудиокнигу, даже по 10 минут".
Ваша главная задача собрать данные. А анализ - это уже второй шаг, слишком много нюансов, которые стоит разбирать индивидуально, например, на консультации с тренером личной эффективности или в трансформационном курсе на онлайн-встречах.
Хочу только дать несколько примеров на чем можно "экономить" свое время, объединяя дела:
- В машине слушать аудиокниги. Не стесняйтесь предложить тем, кто с вами в салоне, послушать аудиокнигу вместо длительных пустых разговоров. Ваша машина – ваши правила. В такси это тоже распространяется – проведете с пользой время в пробках и просто по пути домой.
- Покупать средства гигиены и ухода за домом через интернет-магазины с доставкой – экономите время на дорогу в магазин и обратно, а также усилия, ведь все эти средства иногда вместе весят до 30 кг.
- Составлять меню для семьи на неделю и покупать нужные продукты заранее. Также это можно делать через онлайн-заказ.
Список могу продолжить по своему опыту. Если интересно, напишите в комментариях.
