Перш ніж розпочати освоювати техніки тайм-менеджменту, дослідіть для початку які у вас взаємовідносини з часом. Здається, що це досить банальні чи очевидні речі, але рідко хто починає планування саме з аналізу.
В першу чергу хронометраж часу впродовж дня робиться з ціллю знайти, де реально втрачаєте дорогоцінні хвилини. По десять – п’ятнадцять хвилин впродовж дня може перетворитись в мінімум одну годину, якої так часто не вистачає.
У нас у всіх однаково 24 години і 7 днів на тиждень. Але одні вміють поєднувати всі сфери свого життя і приділяти достатньо часу на найважливіші (для них же) речі чи справи. А інші жаліються та мріють мати +1 годину в добі, наприклад, на саморозвиток. Тут звичайно ж справа і в пріоритетах також: важливим, стратегічним справам потрібно приділяти увагу в першу чергу. Але для початку знайдіть свої пожирачі часу: що це або хто це.
Хронометраж – це метод вивчення витрат часу на безпосередньому виконанні заданої операції шляху спостереження і вимірювання циклічно повторюваних елементів (частин). Або, “людською” мовою, облік витраченого часу, при якому виявляються діри, в які час безслідно витікає.
Тут гарно підходить крилата фраза «Людина, яка даремно витрачає час, сама не помічає, як старіє» із фільму-казки Євгенія Шварца “Втрачений час”. Перегляньте, краще зрозумієте суть ідеї усвідомлювати, як проживаєте час і не просто щодня, а щогодини і щосекунди. Від одного цього інсайту додається сміливості обрізати спілкування з токсичними людьми та гаяти час на другорядні справи.
Мій досвід роботи з командами та управління ними показав, що в перші же дні найважливішими моментами є вийти на спільну картинку розуміння речей: говорити однією мовою, мати одне бачення проєкту і кінцевого результату, довіряти, що кожен із нас працює над своїм найкращим результатом. Так ось, привчити кожного до аудиту свого часу в перші же дні співпраці – це зробити інвестицію у ваше порозуміння. Тому що кожного разу ставлячи задачу, людина достовірно зможе оцінити свої сили на її виконання, не зменшуючи чи збільшуючи собі додаткових резервів, що в цілому відтягує дедлайн для всієї команди.
Чи знаєте, скільки часу втрачаєте дарма? А головне – на що?
Чи можете в точності відтворити в пам’яті весь вчорашній день? Все, що ви робили впродовж дня, ну, хоча б з двадцятихвилинною точністю? Скільки часу ви провели в транспорті чи простояли в заторах (а могли б досконаліше продумати маршрут), скільки ви витратили на розмови, скільки на прибирання, скільки на улюблений серіал, а скільки на дитину? А якщо доплюсувати по 10 хвилин з кожної зустрічі, коли до вас запізнювались, а ви просто в цей момент вирішили перевірити соціальні мережі чи месенджери…
Здебільшого, люди не можуть відтворити в пам’яті свій день. Навіть сказати з максимальною точністю скільки часу йде на ту чи іншу задачу. Все приблизно.
В мене є друг, який прорахував свій маршрут з дому на роботу, включаючи зупинки на “великих” світлофорах та розв’язках, що дало йому змогу з точністю до 5 хв сказати буде він вчасно на робочому місці чи запізниться через затори, в залежності від того, о котрій виїхав. Відповідно, він знав проміжки часу коли варто виїхати з гаража з точністю до 5 хв, щоб не застати на своєму шляху жодної заминки. В його випадку форс-мажор – це дійсно форс-мажор, а не щоденний традиційний затор в місті. Друг досліджував час, швидкість, тенденції заторів та аварій на своєму шляху впродовж 2-х тижнів. Те ж саме пропоную зробити вам – вести хронометраж дня впродовж двох тижнів.
Photo by Lukas Blazek on Unsplash
Чому два тижні вести записи?
Тому що, навіть, якщо ваш день схожий на попередній, є певна циклічність. Наприклад, на тренування ходите лише 2 рази в тиждень, а у вихідні влаштовуєте кардіо самостійно. А в наступні вихідні – вирішили влаштувати з компанією друзів своє дозвілля і саме тренування перемістили на будні. Тобто є дії, які ви виконуєте лише раз в місяць або в 10 днів, як, наприклад, манікюр чи інші косметичні процедури, провідування рідних чи гостини у друзів. Погодьтесь, у вас є такі “справи”. І вони можуть забрати три години разом з дорогою. Тому варто думати, як їх поставити на циклічність, і які дії запускати паралельно, щоб не втрачати час і при цьому підтримувати відносини чи форму.
Хронометраж дозволить вам не лише визначити, куди витрачається дорогоцінний час, а й знайти додаткові резерви часу для себе, про які раніше навіть не підозрювали, навчитися встигати більше. В цілому, він допоможе зробити стиль життя набагато ефективнішим.
Аудит часу
Спосіб №1: записувати свої дії кожні 10 хвилин
Можете обрати інтервал під себе (15 чи 20 хвилин). Я розпочинала практику з системних 10 хвилин, щоб отримати максимально детальну інформацію. Краще вносити дані в таблицю або нотатку з таким виглядом:
Зазвичай виникає сумнів: “Як можна фіксувати свої дії кожні 10 хвилин? Скільки ж часу я витрачу на самі записи ? Я ж тільки і буду займатися цими записами!” Але: якщо все грамотно організувати, то на це піде близько 10 хвилин в день всього: приблизно 10 секунд на один запис впродовж, скажімо, 16 годин доби. Вигода, яку ви отримаєте від цього заняття, незрівнянно більша.
Переваги: 1. Ця вправа наочно показує, скільки часу ви вели хронометраж, а скільки байдикували чи “переключались”. А значить, набагато легше виявити ті ділянки дня, які найскладніше піддаються хронометражу.
2. Виробляється стійка звичка кожні 10 хвилин задавати собі питання: «Чим я зараз займаюся? Витрачаю я свій час чи інвестую в кращу версію себе?».
Недолік:цей спосіб погано підходить, якщо у вас в 10 хвилин вміщуються відразу кілька справ. Припустимо: вмитися – 1,5 хв, почистити зуби – 3 хв, одягнутися – 1,5 хв, зварити каву – 3 хв. Або як записати, що ви розмовляли по телефону 18 хвилин? Або ваша зустріч тривала 40 хв, ви ж не будете відволікатись на нотатку під час неї?
Хоча, можете чітко зафіксувати: 1) перед тим як людина мала прийти на зустріч 2) фактично прийшла і 3) коли ви попрощались. Навіть різниця між 1) та 2) – це вже одна із ключових підказок втрати часу.
Спосіб №2: Записуйте кожне перемикання уваги
Робите запис в таблиці в той момент, коли переходите від однієї дії до іншої. Таблиця для цього способу обліку часу виглядає трохи інакше: Переваги такого обліку:
набагато легше пам’ятати про ведення хронометражу, так як швидко випрацьовується звичка: «закінчили щось робити – зазначте в таблиці»;
точно дізнаєтеся тимчасову «вартість» ваших звичайних дій. Скільки часу вартує сходити в магазин, скільки коштує миття посуду чи приготування їжі, скільки коштує поритися в інтернеті, а скільки – спекти пиріг?
“Коханий, я збігаю на пару хвилин до сусідки за цукром. Помішуй варення на плиті щопівгодини, будь ласка… ” 😀 😁 😂
Недоліки цього способу:
досить багато часу витрачається на підсумковий підрахунок тривалості дій. Рішення: протягом дня заповнюєте перші дві колонки, а ввечері, ну або в кінці тижня, коли будете аналізувати результати, підрахуйте загальну тривалість.
легко можна збитися на занадто узагальнений, неякісний облік. Ви дійсно впродовж двох годин кожну хвилину говорили по телефону, і зовсім не відволікалися від цього заняття, не думали паралельно про що-небудь ще? Наприклад: “з 9.00 до 13.00 – прибирала…” Надто великий проміжок.
Тому найкраще об’єднати обидва методи хронометражу:
Ведіть облік часу способом №1, але при цьому «на полях» фіксуйте цінність своїх основних витрат часу.
Ведіть облік часу способом №2, але обмежте себе в часі, наприклад, на ті ж 10 хвилин;
Попрацюйте 1-2 дні за способом №1 і коли ви вже виробили в собі звичку весь час задаватися питанням: «що я зараз роблю?» І виринати з рутинного потоку, спокійно переходьте до способу №2.
Оберіть для себе найзручніший варіант і починайте діяти!
Підказки
1. Вести облік зранку до вечору відразу з першого дня – річ нереальна, тому що без звички може статися конфлікт: або ви ведете облік часу, або ви працюєте. Тому краще почніть з хронометражу окремо взятих фрагментів дня. Наприклад, ранок. А ось вечірній час і вихідні, а також «особисте», найскладніше враховувати.
2. На початку ведіть «безоціночно» хронометраж: просто фіксуйте все, що робите, не оцінюючи і не переживаючи. Це пов’язано з тим, що у більшості людей, які тільки почали виконувати цю вправу, результати викликають шок. Бо відразу помічатимете як “зливаєте” свій час. Наприклад: «О, жах!!! Я провела в інстаграмі цілих 3 години! Просто дивилася і нічого не робила, уявляєте! Сиділа і дивилася!».
В результаті ви почнаєте уникати тих справ, які робите зазвичай або не фіксуєте реальний час. Щоб цього не сталося, використовуйте інші формулювання: «Диви, виявляється, я цілих 3 години просиділа в інстаграмі. Цікаво! Так і відзначимо» або “Якщо позбирати по 10 хв очікувань на зустрічах тих, хто спізнюється, то в цілому можна годину за день мати. Цю годину можна відвести на аудіокнигу, навіть по 10 хвилин”.
Ваша головна задача зібрати дані. А аналіз – це вже другий крок, надто багато нюансів, які варто розбирати індивідуально, наприклад, на консультації з тренером особистої ефективності або в трансформаційному курсі на онлайн-зустрічах.
Хочу лише дати кілька прикладів на чому можна “економити” свій час, об’єднуючи справи:
В машині слухати аудіокниги. Не соромтесь запропонувати тим, хто з вами в салоні послухати аудіокнигу, замість тривалих пустих розмов. Ваша машина – ваші правила. В таксі це теж розповсюджується = з користю час в заторах і просто на шляху додому.
Купувати засоби гігієни та догляду за домом через інтернет-магазини з доставкою = економите час до і з магазину, також зусилля (всі ці засоби іноді разом важать до 30 кг).
Складати меню для сім’ї на тиждень і купувати потрібні продукти заздалегідь. Також це можна робити через онлайн-замовлення.
