Неодноразово отримую запити від учасників моїх курсів та онлайн-програм поділитися техніками планування та методами організації свого часу. Розумію, що всім, хто навчається у мене, цікаво, які ж методи я обираю для постійного використання сама. Відразу хочу сказати, що мій стиль життя змінюється з кількістю і видами проєктів, над якими працюю. Тому для прикладу опишу систему, якої притримувалася саме в 2015 році.
Впродовж цього року я вела навчання онлайн та індивідуальний коучинг офлайн, проводила тренінги і майстер-класи, активно вела сторінку facebook та блог, працювала в Інституті післядипломного навчання, дописувала кандидатську дисертацію і часто бувала за кордоном. Окрім цього, звісно, продовжувала роботу над собою (в тому числі навчання та івенти колег) і виділяла час на рідних та близьких. Тому система організації себе і людей навколо буде корисна передусім тим, у кого схожий стиль життя.
Системні речі:
Кожні три місяці (саме коли змінюється сезон) я роблю ретельну чистку.
Перебираю всі речі: від одягу до книжкових полиць. Це не просто змінити речі в шафі чи зайнятись благодійністю. Для мене це цілий ритуал, надзвичайно важливий, якщо хочу вивільнити ресурси, сили та ідеї для нових проєктів. Також це нагадує обирати/купувати речі за призначенням/цінністю/практичністю.
Для мене прибирання в прямому і переносному сенсі є не те, що першим кроком, а нульовим.
Вважаю, що без попереднього аналізу і підсумку жодний новий старт не буде ефективним. Якщо бачу, що справи “стоять на місці” або потрібно написати велику/складну статтю (в тому числі наукову) відразу берусь за прибирання в домі (навіть якщо в цей час у відрядженні чи батьківському домі), іноді допомагає навіть перемивання чистого посуду. Важливий сам процес – концентруючись фізично, думки перестають бути уривчастим, перескакувати одна на одну і мисленнєвий процес стає більш якісним.
Дещо рідше проводжу аналіз оточення. Навіть, якщо кількість родичів і близьких роками залишається незмінною (на щастя), для мене завжди актуально відслідковувати якість спілкування, нетворкінг, які навички і особистісні якості від кого переймаю. Саме по цій причині не стану підтримувати “формальні зв’язки”, оскільки знаю як впливає власний приклад, слова, скарги чи позиції тих, з ким спілкуюсь/працюю.
Оскільки всі мої види роботи пов’язані з людьми та комунікацією для ефективної взаємодії мені допомагає дотримання кількох важливих правил:
- при знайомстві одразу проговорюю систему комунікації (як зв’язатись, з якої і до якої години);
- при закінченні зустрічі відразу обговорюємо дату і місце наступної зустрічі;
- всі важливі замітки роблю відразу під час зустрічі;
- рідко назначаю зустрічі в обід (під час ланчу) – їжа мене відволікає і не можу сконцентруватися на розмові, та й травленню це шкодить. Хіба легкий перекус “на фоні”;
- зустрічі з друзями поєдную з прогулянками на свіжому повітрі (оскільки в мене переважно сидяча робота);
- віддаю перевагу конкретиці і вибудовуванню довготривалих відносин, співпраці.
Перед тим, як вийти з дому (особливо вранці), перед зустрічами і під час прогулянок, занять спортом я постійно слухаю аудіозаписи чи аудіокниги (українською, російською, англійською мовами). Колекцію збираю поступово. Часто присилають посилання колеги і друзі, якщо знаходжу випадково в інтернеті не полінуюсь відразу скачати і відкласти в папку, щоб була свіжа корисна інформація, якою наповнюю свій мозок, так би мовити, – налаштовуюсь зранку.
Обожнюю списки! Веду онлайн записи (google drive і нотатки на телефоні) всієї важливої інформації – від переліку онлайн ресурсів (закладки) до цитат книг та списку книг, які хочу прочитати. Щойно хтось рекомендує книгу/відео, відразу вношу в нотатку автора і хто порекомендував.
До речі, записи із майстер-класів (не моїх) чи інших цікавих івентів веду в окремому блокноті. Зазвичай одного вистачає майже на рік.
Коли читаю книги в паперовій чи електронній версії, роблю замітки 3-ох категорій:
сл – формулювання словосполучень (якими словами, синонімами передають ідею, особливо, коли перечитую книги у різних виданнях). Як на мене, це важливо для всіх надихаючих спікерів і тих, хто вивчає мови.
аф – афоризми і цікаві крилаті фрази.
EQ і т.д. – будь-яке скорочення назви проєктів, над якими працюю.
Коли не вистачає натхнення, я завжди можу заглянути в книгу, яку зараз читаю і “пробігтись по замітках”.
Раніше вела читацький щоденник, куди виписувала ці фрази, ділячи його на окремі категорії (кожні 50 сторінок). Класно брати такий записник в подорож, бо у такий спосіб можна перечитати кілька книг за одну дорогу.
Зазвичай, я маю 2-3 книги для читання:
1 – з професійної сфери,
2 – щось цікавеньке для саморозвитку, публіцистичну літературу із свого списку must read,
3 – будь-які роботи лауреатів Нобелівської чи Пулітцерівської премій перед сном, щоб втихомирити думки і направляти фантазії в одному руслі.
1 та 2 зазвичай читаю в транспорті, коли хтось спізнюється до мене на зустріч чи в черзі. Тобто, в мене з собою завжди є книга в паперовій чи електронній версії.
В 2015 році я постійно практикувала авторську техніку “Картонка” і щомісяця формувала собі 10 нових критеріїв аналізу дня, де 3 із них – це ретельна робота над цілями, 2 – розвиток нових звичок, 2 – самоспостереження (раціон, фізичні навантаження), 2 – із професійного життя і 1 – новий виклик/експеримент.
Будь-яка робота над собою розпочинається із спостереження та вивчення своїх слабких і сильних сторін. Найкраще це робити через SWOT-аналіз, але мені достатнього його проробити лише перед плануванням наступного року. А в інші періоди просто включаю окремі пункти в свою “картонку”.
Наприклад, я помітила пряму залежність від того, що їм і свого самопочуття, настрою, продуктивності. Тому мені важливо відслідковувати що саме (записуючи через кому) я їм впродовж дня. Один місяць в сезон я повторюю спостереження свого раціону. Це не складно, багато часу не займає, якщо сформувати звичку і зрозуміти значимість таких записів.
Наприклад, після таких спостережень помітила, що після вживання м’яса – я швидко втомлююсь, менш продуктивна, уважна, дещо агресивна і не генерую нових ідей. Спочатку я відмовилась вживати його в дні важливих зустрічей чи переговорів, а з часом зовсім виключила з раціону. Не називаю себе вегетаріанкою, але м’яса не їм. Також грушу і ще ряд продуктів, які для одних – це надзвичайно корисно і смачно, а для мого організму – справжній виклик. Ранок починаю з корисних продуктів, по черзі чередую: клітковина/смузі/льон/вода з лимоном. Потім кава із солодким і лише за ланчем повноцінний прийом їжі. До такого висновку прийшла після спостереження за раціоном та самопочуттям. Тому наполегливо рекомендую спочатку вивчати себе, перш ніж приступати до впровадження нового.
Також завдяки спостереженням визначила свої години максимальної продуктивності (08:00 – 12:00 ранку). Цей час для надзвичайно важливих зустрічей, роботи над складними проектами, розвитку нових ідей чи вивчення нових іноземних слів. Віднедавна почала вчити вірші, щоб розвивати пам’ять і концентрацію уваги та зацікавилась французькою мовою.
Також в спостереженні за собою мені надзвичайно допомагає диктофон (словниковий запас, інтонація, тощо) і відеозаписи виступів (зокрема мова тіла).
Стратегічні цілі і планування року
Щоб ефективно прожити рік, необхідно ретельно його спланувати. А перед цим попередньо провести аналіз року, що минає і % досягнутих цілей, якість результатів. Якщо відверто, то грудень повністю присвячую цій роботі. Звичайно ж, роблю це не щодня, але встигаю пропрацювати чимало методик. В мене є окремий триденний тренінг на цю тему, бо вважаю її надзвичайно важливою.
Розпочинаю із аналізу 10 років (щороку). Причина проста: щоразу згадуються зовсім інші важливі деталі. Всі записи я зберігаю і порівнюю з аналізами попередніх років. Так я відслідковую пріоритетність цілей, сфер, що на даному етапі для мене було важливіше. Розумію, що ключові життєві події не змінились, але з часом опускаються прізвища, забуваються менш значимі події і виділяю те, на що не звертала уваги раніше. Життя іноді саме диктує в якому напрямку рухатись. А я додаю цьому процесу усвідомленості.
Виходячи із своїх цілей на 10 та 5 років мені легко формувати середньострокові цілі по всіх сферах. Їх, на мою думку не повинно бути більше двох – трьох і з чітким планом досягнення. Я довго не ламаю голову над ризиками, розумію, що умови можуть бути різні, ряд обставин, яких не прорахуєш. Гадаю, більш важливо чітко пропрацьовувати мотивацію досягнення цілей, тобто “навіщо” це мені потрібно. І у випадку, якщо трапились форс-мажорні обставини, чітко розумію яку ціль переформулювати, яку замінити.
Пріоритети і цінності в нас не змінюються, навіть з часом. Міняється лише їх образ, деталі. Тому, якщо виникають ризики – в паніку не впадаю. В своєму індивідуальному плані розвитку я знаю якими навичками маю володіти до кінця року і що має бути результатом в кожній сфері в кінці 3-5 та 10 років. За весь період, що системно планую (вже 13-тий рік), корективи вносились лише в план досягнення, іноді в терміни, але не в свої цілі. В першу чергу це свідчить, що аналіз дає усвідомлення чого хочу від життя і “що можу”. Тоді легко сформулювати “чого варто навчитись”, щоб отримати бажаний результат (досягнуті цілі).
Реалістичність – це перша важлива умова при формулюванні життєвих цілей. Якщо я хочу самодисципліни, то працюю над цим окремо, а не ставлю по 3-5 цілей з вимогою до себе їх реалізувати. Мені дуже допомогло “вміння говорити ні”. Як собі, так і тим, хто хотів би перекласти на мене свої задачі, цілі. Я ціную свій час, я люблю свої цілі та мрії. Прекрасно розумію, що не зможу вижати із себе мотивацію для роботи над проектами, які мені не до вподоби, тому не стану робити задачі як-небудь, аби не образити людину своєю відмовою. Щирість – найкраща валюта у всіх взаємодіях.
Планування місяця
Веду google calendar, на якому прив’язані ще 2 робочих і 2 календарі близьких людей. Я відразу бачу, скільки відбувається подій паралельно, скільки мені потрібно особистих ресурсів, щоб реалізовувати свої задуми, відслідковувати робочі справи і підтримувати рідних. В мобільній версії він не настільки зручний, але добре вносити корективи, як тільки ввімкнула доступ до інтернету.
Також на робочому столі/в папці для планшета в мене з собою є роздрукована версія. Тобто в електронну я в основному вношу довготривалі проекти, або події, які тривають більше 3 год (наприклад тренінг, онлайн-проект, фестиваль, тощо). Вношу коли планую і корективи перед початком нового місяця. Завжди можу заглянути в електронну версію, але вже зустрічі, майстер-класи – вношу лише в паперову версію. Чорною ручкою – те, що не можна переносити і є чітка дата, місце. А олівцем – те, що має попередню домовленість, але ще не підтверджено чи може бути змінено.
З собою ніколи не ношу кольорові олівці чи іншу канцелярку. А от в неділю, коли займаюсь плануванням тижня, виділяю різним кольором проєкти, щоб на папері чітко бачити скільки сил іде на кожну із сфер (щоб залишатись в балансі) і відрізняти робочі проекти від особистих.
Наразі день планую лише подумки, звечора. Мені достатньо поглянути на записи в паперовій версії, к-ть зустрічей і я легко розплановую сили: які задачі в якій половині дня робити. Звичайно ж веду to do list – коли працюю за столом – на маленьких папірцях (лише ті задачі, які треба зробити за сьогодні), більш глобальні задачі вношу в нотатки, кожна з яких має таку ж назву, як і проекти, над якими працюю.
Варто зауважити, що коли домовляюсь/підтверджую зустрічі, то обираю графік: до обіду робота над собою або “робота за комп’ютером”, а після обіду – зустрічі. Або один день працюю над одним проєктом, а в другий день – над іншим. Це економить час на дорогу, допомагає мозку налаштуватись, сприяє концентрації уваги і генерації нових ідей значно вищої якості. Такий стиль роботи чергую в залежності від дати дедлайну. Якщо треба вести кілька проєктів інтенсивно паралельно, то взагалі працюю по системі Помодоро.
З друзями
Діяльність моїх друзів багато в чому пов’язана з інтернетом. Ми часто обмінюємось ідеями, хто як використовує додатки, який новий спробували, тощо. Але головне тут те, що ми прекрасно розуміємо важливість смартфону як інструменту полегшення життя. Якщо гуляємо/розважаємось і хтось відволікся в телефон – це реально важливо, і ніхто не сприймає, як щось неетичне, прояв неповаги чи сигнал, що людині скучно. Одного разу ми це навіть обговорили. Дискусія тривала більше години, було чимало різних аргументів, але прийшли до такого спільного правила.
Всі зустрічі стараємось поєднувати з активним відпочинком (вихідні, відпустки) чи прогулянками на свіжому повітрі. Тому що у всіх переважно сидяча робота і маючи спільні та схожі цінності нам легко було домовитись про таку умову. Тобто замість посиденьок в кафе ми віддаємо перевагу прогулянці в парку, нехай і з кавою.
Мама з татом теж активно використовують скайп, соціальні мережі, наша комунікація здебільшого там. Рідше, поки йду на зустріч (під час перерви) – телефонна розмова.
Віртуальне життя
Я багато проводжу часу в інтернеті. Мій Chrome щільно заповнений закладками, які чищу в кінці кожного місяця. Віднедавна почала сама собі відправляти повідомлення в фейсбук, якщо хочу зберегти цікаве посилання. Раніше пробувала різні ресурси для такого, але жоден в мене не прижився.
Впродовж дня, коли пересуваюсь містом, перевіряю фейсбук, телеграм та пошту (намагаюсь робити це кожні 2-3 год). Звукові та візуальні сигнали про те, що прийшла нова активність у всіх (!!!) соціальних мережах вимкнена на смартфоні. В цілому не дуже люблю переписуватись в мережі – це лише уточнення про час і місце зустрічі. Тому часто можу опустити і формальне слово “Привіт” або написати його в кінці. Ціную конкретику.
Ранок ніколи не розпочинаю з ноутбука. Він вмикається аж через 2-4 год після сну, не раніше. Перші 30 хв – година вранці йде на розбирання пошти (лише ті, де є тема листа: робоча офіційна переписка), потім робота по списку to do або вмикаю виступи tedх, поки збираюсь на зустріч.
Також мінімум одна година ввечері (переважно більше фейсбук), але не перед сном, а за 4 год до того, як відправлюсь в ліжко. Цей час іде на відповіді, формування постів в групі, яку веду, перевірку закритих груп, де маю цікаві комунікації (замість форумів). Якщо веду онлайн-проект, то більше часу і на 1 раз частіше (ще в обід). Раз-два в тиждень (здебільшого перед вихідними) цей час використовую на перегляд афіш, окремих цікавих сайтів, блогів, в тому числі англомовних. Культурне життя планую окремо перед стартом місяця.
В листах часто виділяю жирним головні ідеї. З поваги та економії часу інших. Якщо головні месиджі їх зачепили і вирішать більше уваги приділити листу, будуть читати саме цей абзац. Не треба думати, що мій лист – це саме важливе, що вони отримали сьогодні. Я б сама із-задоволенням не читала б монотонні листи, якби вони не були робочі.
Новини я не читаю зовсім. Мені достатньо структурованої групи друзів (функція в фейсбук), щоб проглянути їх записи в соціальній мережі.
Особистий Instagram – виконує функцію альбому, спогадів, збереження емоцій. Раніше практикувала 1 пост в день, щоб відслідковувати настрій події, думала буде корисно для аналізу року. Але згодом зрозуміла, що варто зберігати лише самі-самі. Тобто для мене це як щоденник. І дуже часто я не можу сфотографувати те, що насправді хочу запам’ятати (чи людина, з якою зустріч, проти, переживає за конфіденційність чи не встигла “зупинити момент”) але символічна деталь поряд або місце (відмічене у функції інстаграм) – ось ключова згадка.
Перш ніж додавати когось в друзі – перевіряю профіль (спільних друзів, місця чи проєкти в яких могли б перетинатись). В цілому для мене фейсбук – оптимальна площадка для спілкування і роботи. Але з тими, кого вже знаю. Часто перед великими івентами, якщо в мене є список реєстрації, пробую додавати людей наперед і починати розмову спочатку в фейсбуці (такий собі елемент нетворкінгу). Тоді по приїзду на подію ми переходимо до більш конкретних тем. Як то кажуть, small talk опускаємо...
Всіх, з ким переписуюсь в соціальних мережах, прошу писати всю свою ідею/запитання/пропозицію в одне повідомлення, а не для кожне речення чи смайл окремо. Тепер ви розумієте, що коли відкриваю фейсбук, то відразу висвічується кілька чатів паралельно. Логічно, що краще висловити свою думку і перейти до іншого чату, поки попередній співрозмовник друкує свою відповідь. Тому, повідомлення типу “плз лайк, якщо не складно” часто бувають останніми.
До речі, про чати. У всіх робочих чатах завжди обговорюю правила нашої комунікації заздалегідь. Це значно підвищує ефективність.
Що собі можу дозволити в переписці. Звичайно ж, можна і скоротити слова (наприклад u замість you та cause замість because, to – 2 for – 4) але і то тільки з тими, кого вже знаю. Вважаю смс заради слова “ок” – не умісною. Краще вже підсумувати: домовились! час, місце. До зустрічі!
До речі, маю можливість порівнювати роботу з українцями та іноземцями і відмітила характерну особливість українського ринку – постійне уточнення та перепідтвердження зустрічей. Це як виходить: ви не цінуєте твердість свого слова, що можете собі дозволити призначати інші плани на цей час? Чи до останньої хвилини будете відтягувати і вирішите за 5 хв до початку зустрічі попередити про свою відсутність. Чи взагалі спізнитись? То хто тоді з вами буде мати справу? Ось чому кінцеве повідомлення/фраза в телефонній розмові має бути коротким резюме-підсумком. Яка заявляє про ваші тверді наміри бути в зазначеному місці вчасно /завчасно.
Подорожі
Всі поїздки планую заздалегідь. Електронний квиток мінімум за півтора місяці – місяць “на руках”. В цьому випадку в мене режим практично не змінюється (окрім раціону – щоб легше переносити трансфер, вживаю в основному лише кефір/фреші).
В чергах на контроль, посадку, пересадку, я читаю документи (всі робочі папери, що пов’язані з поїздкою). В літаку та поїздах – книги або сплю. Я не веду нотатки про подорож, не планую які місця маю відвідати, не фотографую архітектуру і пам’ятники – я не мандрівник. Та й часу між робочими зустрічами практично немає. Іноді крім готелю і офісів, в яких зустрічі, місто вдається побачити через вікно лише поки пересуваюсь від/до аеропорту/вокзалу.
Якщо пощастило і в графіку маю додатковий день, то обов’язково виходжу на прогулянку куди очі бачать. Для мене не має суттєвого значення куди йти. Навіть краще заблукати. Це оптимальний спосіб відчути країну – від гостинності і готовності місцевих допомогти до реальної ситуації на вулицях. Дуже часто стереотипи в інтернеті відрізняються від реальної картинки в країні. Завжди стараюсь поспілкуватись з однолітками чи старшими на вулицях міста, в якому подорожую. Це стосується і міст України.
В телефоні маю нотатку з назвою міста подорожі. І туди вношу всі спостереження, думки та ідеї. Такі записи мають надзвичайну цінність і зберігаю їх потім в окрему папку. Ми ніколи не повертаємось з подорожі тими ж людьми. І нехай нічні перельоти, тривала пересадка чи погані погодні умови... ніщо не зіпсує враження від людей/розмов/спостережень, які привожу з собою. Це і є найцінніший багаж.
Взагалі моя система комунікації дуже проста
Будь-яка жива зустріч – краще телефонної розмови чи переписки. Коли працюю з іноземцями, то це в основному hangouts mumble чи skype, де на першій же зустрічі обговорюються правила комунікації (всі би українці переймали цей досвід!!!). Потім ми переходимо в gmail, google drive, facebook chat, dropbox, titanpad чи glimp, маючи чітко день і час для системних зустрічей. У випадку швидкого реагування – смс з деталями, що саме перевірити і до якої години. Тих же правил стараюсь притримуватись у своїй роботі в Україні.
Я продовжую працювати над своєю системою самоорганізації, тестувати нові ресурси. Тому буду вдячна за рекомендації, посилання та ваші історії-приклади!
