Ирина Юськова: Моя система самоорганизации

Впервые опубликовано: 03/11/2015

Неоднократно получаю запросы от участников моих курсов и онлайн-программ поделиться техниками планирования и методами организации своего времени. Понимаю, что всем, кто учится у меня, интересно, какие же методы я выбираю для постоянного использования сама. Сразу хочу сказать, что мой стиль жизни меняется с количеством и видами проектов, над которыми работаю. Поэтому для примера опишу систему, которой придерживалась именно в 2015 году.

В течение этого года я вела обучение онлайн и индивидуальный коучинг оффлайн, проводила тренинги и мастер-классы, активно вела страницу facebook и блог, работала в Институте последипломного образования, писала кандидатскую диссертацию и часто бывала за границей. Кроме этого, конечно, продолжала работу над собой (в том числе обучение и ивенты коллег) и выделяла время на родных и близких. Поэтому система организации себя и людей вокруг будет полезна прежде всего тем, кто ведет похожий стиль жизни.

Системные вещи:

Каждые три месяца (как раз когда меняется сезон) я делаю тщательную чистку.

Перебираю все вещи: от одежды до книжных полок. Это не просто поменять вещи в шкафу или заняться благотворительностью. Для меня это целый ритуал, чрезвычайно важный, если хочу высвободить ресурсы, силы и идеи для новых проектов. Также это напоминает выбирать / покупать вещи по назначению / ценности / практичности.

Для меня уборка в прямом и переносном смысле является не то, что первым шагом, а нулевым.

Считаю, что без предварительного анализа и итогов предыдущих периодов ни один новый старт не будет эффективным. Если вижу, что дела "стоят на месте" или нужно написать большую / сложную статью (в том числе научную) сразу берусь за уборку в доме (даже если в это время в командировке или родительском доме), иногда помогает даже перемывание чистой посуды. Важен сам процесс — при физической концентрации и мысли перестают быть прерывистыми, перескакивать друг на друга и мыслительный процесс становится более качественным.

Несколько реже провожу анализ окружения. Даже если количество родственников и близких годами остается неизменным (к счастью), для меня всегда актуально отслеживать качество общения, нетворкинг, какие навыки и личностные качества от кого перенимаю. Именно по этой причине не стану поддерживать "формальные связи", поскольку знаю как влияет собственный пример, слова, жалобы или позиции тех, с кем общаюсь / работаю.

Поскольку все мои виды деятельности связаны с людьми и коммуникацией, выстраивать эффективное взаимодействие мне помогает соблюдение нескольких важных правил:

• при знакомстве сразу проговариваю систему коммуникации;
• при окончании встречи сразу обсуждаем дату и место следующей;
• все важные заметки делаю сразу во время встречи;
• редко назначаю встречи в обед (во время ланча) — еда меня отвлекает и не могу сконцентрироваться на разговоре, к тому же это вредит пищеварению. Могу позволить только легкий перекус "на фоне";
• встречи с друзьями совмещаю с прогулками на свежем воздухе (поскольку у меня преимущественно сидячая работа);
• предпочитаю конкретику и выстраивание долгосрочных отношений, сотрудничество.

Перед тем, как выйти из дома (особенно утром), перед встречами и во время прогулок, занятий спортом я постоянно слушаю аудиозаписи или аудиокниги (на украинском, русском, английском языках). Коллекцию собираю постепенно. Часто присылают ссылки коллеги и друзья, если нахожу случайно в интернете не поленюсь сразу скачать и отложить в папку, чтобы была свежая полезная информация, которой наполняю свой мозг, так сказать, — настраиваюсь утром.

Обожаю списки! Веду онлайн записи (google drive и заметки на телефоне) всей важной информации — от перечня онлайн ресурсов (закладки) до цитат книг и список книг, которые хочу прочитать. Как только кто-то рекомендует книгу / видео, сразу вношу в заметке автора и кто порекомендовал.

Кстати, записи с мастер-классов (не моих) или других интересных ивентов веду в отдельном блокноте. Обычно одного хватает почти на год.

Когда читаю книги в бумажной или электронной версии, делаю заметки 3-х категорий:

• сл — формулировка словосочетаний (какими словами, синонимами передают идею, особенно, когда перечитываю книги в различных изданиях). Как по мне, это важно для всех вдохновляющих спикеров и тех, кто изучает языки.
• аф — афоризмы и интересные крылатые фразы.
• EQ и т.д. — любое сокращение названия проектов, над которыми работаю.

Когда не хватает вдохновения, я всегда могу заглянуть в книгу, которую сейчас читаю и "пробежаться по заметкам".

Ранее вела читательский дневник, куда записывала эти фразы, деля его на отдельные категории (каждые 50 страниц). Классно брать этот блокнот в путешествие, потому что таким образом можно перечитать несколько книг за одну дорогу.

Обычно, я совмещаю 2-3 книги для чтения:

1 — с профессиональной сферы;

2 — что-то интересное для саморазвития, публицистическую литературу из своего списка must read;

3 — любые работы лауреатов Нобелевской или Пулитцеровской премий перед сном, чтобы успокоить мысли и направлять фантазии в одном русле.

1 и 2 обычно читаю в транспорте, когда кто-то опаздывает ко мне на встречу или в очереди. То есть, у меня с собой всегда есть книга в бумажной или электронной версии, чтобы использовать время с максимальной эффективностью.

В 2015 году я постоянно практиковала авторскую технику "Картонка" и ежемесячно формировала себе 10 новых критериев анализа дня, где 3 из них — это тщательная работа над целями, 2 — развитие новых привычек, 2 — самонаблюдение (рацион, физические нагрузки), 2 — с профессиональной жизни и 1 — новый вызов / эксперимент.

Любая работа над собой начинается с наблюдения и изучения своих слабых и сильных сторон. Лучше всего это делать через SWOT-анализ, но мне достаточного его проделать только перед планированием следующего года. А в другие периоды просто включаю отдельные пункты в свою "картонку".

Например, я заметила прямую зависимость от того, что ем и своего самочувствия, настроения, производительности. Поэтому мне важно отслеживать что именно (записывая через запятую) я ем в течение дня. Один месяц в сезон я повторяю наблюдения своего рациона. Это не сложно, много времени не занимает, если сформировать привычку и понять значимость таких записей.

Например, после таких наблюдений заметила, что после употребления мяса — я быстро устаю, менее продуктивна, внимательная, несколько агрессивна и с затруднениями генерирую новые идеи или не генерирую вовсе. Сначала я отказалась принимать его в дни важных встреч или переговоров, а со временем полностью исключила из рациона. Я не называю себя вегетарианкой, но мяса не ем. Также грушу и еще ряд продуктов, которые для одних — это очень полезно и вкусно, а для моего организма — настоящий вызов.

Утро начинаю с полезных продуктов, поочередно: клетчатка / смузи/ лен / вода с лимоном. Затем кофе со сладким и только за ланчем полноценный прием пищи. К такому выводу пришла после наблюдения за рационом и самочувствием. Поэтому настоятельно рекомендую сначала изучать себя, прежде чем приступать к внедрению нового.

Также благодаря наблюдениям определила свои часы максимальной производительности (08:00 — 12:00 утра). Это время для важнейших встреч, работы над сложными проектами, развития новых идей или изучения новых иностранных слов. Недавно начала учить стихи, чтобы развивать память и концентрацию внимания и заинтересовалась французском языком.

Также в наблюдении за собой мне очень помогает диктофон (словарный запас, интонация и т.д.) и видеозаписи выступлений (в частности язык тела).

Стратегические цели и планирование года

Чтобы эффективно прожить год, необходимо тщательно его спланировать. А перед этим предварительно провести анализ уходящего года и процент достигнутых целей, качество результатов. Если откровенно, то декабрь полностью посвящаю этой работе. Конечно же, делаю это не каждый день, но успеваю проработать немало методик. У меня есть отдельный трехдневный тренинг на эту тему, потому что считаю ее очень важной.

Начинаю с анализа 10 лет (ежегодно). Причина проста: каждый раз вспоминаются совсем другие важные детали. Все записи я храню и сравниваю с анализами предыдущих лет. Так я отслеживаю приоритетность целей, сфер, что на данном этапе для меня было важнее. Понимаю, что ключевые жизненные события не изменились, но со временем опускаются фамилии, забываются менее значимые события и выделяю то, на что не обращала внимания раньше. Жизнь иногда сама диктует в каком направлении двигаться. А я добавляю этому процессу осознанности.

Исходя из своих целей на 10 и 5 лет мне легко формировать среднесрочные цели по всем сферам. Их, по моему мнению не должно быть более двух — трех и с четким планом достижения. Я долго не ломаю голову над рисками, понимаю, что условия могут быть разными, ряд обстоятельств, которых не просчитаешь. Думаю, более важно четко прорабатывать мотивацию достижения целей, то есть "зачем" это мне нужно. И в случае, если произошли форс-мажорные обстоятельства, четко понимаю какую цель переформулировать, какую заменить.

Приоритеты и ценности у нас не меняются, даже со временем. Меняется только их образ, детали. Поэтому, если возникают риски — в панику не впадаю. В своем индивидуальном плане развития я знаю, какими навыками нужно владеть до конца года и что должно быть результатом в каждой сфере в конце 3-5 и 10 лет. За весь период, системно планирую (уже 13-й год), коррективы вносила только в планы достижения, иногда в сроки, но не в свои цели. В первую очередь это свидетельствует, что анализ дает осознание, чего хочу от жизни и "что могу». Тогда легко сформулировать "чего стоит научиться", чтобы получить желаемый результат — достигнутые цели.

Реалистичность — это первое важное условие при формулировании жизненных целей. Если я хочу самодисциплины, то работаю над этим отдельно, а не ставлю по 3-5 целей с требованием к себе их реализовать. Мне очень помогло "умение говорить нет". Как себе, так и тем, кто хотел бы переложить на меня свои задачи, цели. Я ценю свое время, я люблю свои цели и мечты. Прекрасно понимаю, что не смогу выжать из себя мотивацию для работы над проектами, которые мне не нравятся, поэтому не стану делать задачи как-нибудь, чтобы не обидеть человека своим отказом. Искренность — лучшая валюта во всех взаимодействиях.

Планирование месяца

Веду google calendar, на котором привязаны еще 2 рабочих и 2 календаря близких людей. Я сразу вижу, сколько происходит событий параллельно, сколько мне нужно личных ресурсов, чтобы реализовывать свои замыслы, отслеживать рабочие дела и поддерживать родных. В мобильной версии он не настолько удобен, но хорошо вносить коррективы, как только включила доступ к интернету.

Также на рабочем столе / в папке для планшета у меня с собой есть распечатанная версия. То есть в электронную я в основном вношу долговременные проекты, или события, которые продолжаются более 3 часов (например тренинг, онлайн-проект, фестиваль и т.д.). Вношу когда планирую и коррективы перед началом нового месяца. Всегда могу заглянуть в электронную версию, но уже встречи, мастер-классы — вношу только в бумажную версию. Черной ручкой — то, что нельзя переносить и четкая дата, место. А карандашом — то, что имеет предварительную договоренность, но еще не подтверждено и может быть изменено.

С собой никогда не ношу цветные карандаши или другую канцелярку. А вот в воскресенье, когда занимаюсь планированием недели, выделяю разным цветом проекты, чтобы на бумаге четко видеть сколько сил уходит на каждую из сфер (чтобы оставаться в балансе) и отличать рабочие проекты от личных.

Сейчас день планирую только мысленно, вечером. Мне достаточно взглянуть на записи в бумажной версии, количество встреч и я легко планирую силы: какие задачи в какой половине дня делать. Конечно же веду to do list — когда работаю за столом — на маленьких бумажках (только те задачи, которые надо сделать за сегодня), более глобальные задачи вношу в заметки, каждая из которых имеет такое же название, как и проекты, над которыми работаю.

Стоит заметить, что когда договариваюсь / подтверждаю встречи, то выбираю график: до обеда работа над собой или "работа за компьютером", а после обеда — встречи. Или один день работаю над одним проектом, а во второй день — над другим. Это экономит время на дорогу, помогает мозгу настроиться, способствует концентрации внимания и генерации новых идей значительно более высокого качества. Такой стиль работы чередую в зависимости от даты дедлайна. Если надо вести несколько проектов интенсивно параллельно, то вообще работаю по системе Помодоро.

С друзьями

Деятельность моих друзей во многом связана с интернетом. Мы часто обмениваемся идеями, кто как использует приложения, что новое попробовали. Но главное здесь то, что мы прекрасно понимаем важность смартфона как инструмента облегчения жизни. Если гуляем / развлекаемся и кто-то отвлекся на телефон — значит это реально важно, и никто не воспринимает, как нечто неэтичное, как проявление неуважения или сигнал, что человеку скучно. Однажды мы это даже обсудили. Дискуссия длилась более часа, было много разных аргументов, но в результате пришли к такому общему правилу.

Все встречи стараемся сочетать с активным отдыхом (выходные, отпуска) или прогулками на свежем воздухе. Потому что у всех в основном сидячая работа и имея общие и схожие ценности нам легко было договориться о таком условии. То есть вместо посиделок в кафе мы отдаем предпочтение прогулке в парке, пусть и с кофе.

Мама с папой тоже активно используют скайп, социальные сети, наша коммуникация основном там. Реже, пока иду на встречу (в перерыве) — телефонный разговор.

Виртуальная жизнь

Я много провожу времени в интернете. Мой Chrome плотно заполнен закладками, которые чищу в конце каждого месяца. Недавно начала сама себе отправлять сообщения в фейсбук, если хочу сохранить интересную ссылку. Ранее пробовала разные ресурсы для такого, но ни один у меня не прижился.

В течение дня, когда передвигаюсь по городу, проверяю фейсбук, телеграмм и почту (стараюсь делать это каждые 2-3 часа). Звуковые и визуальные сигналы о том, что пришла новая активность во всех (!!!) социальных сетях отключены на смартфоне. В целом, не очень люблю переписываться в сети - это лишь уточнение о времени и месте встречи. Поэтому часто могу опустить и формальное слово "Привет" или написать его в конце. Ценю конкретику.

Утро никогда не начинаю с ноутбука. Он включается только через 2-4 ч после сна, не раньше. Первые 30 минут — час утром идет на разборку почты (только те письма, где есть тема письма: рабочая официальная переписка), затем работа по списку to do или включаю выступления tedх, пока собираюсь на встречу.

Также минимум 1 час вечером (преимущественно больше фейсбук), но не перед сном, а за 4 часа до того, как отправлюсь в постель. Это время уходит на ответы, формирование постов в группе, которую веду, проверку закрытых групп, где есть интересные коммуникации (вместо форумов). Раз-два в неделю (в основном перед выходными) это время использую на просмотр афиш, отдельных интересных сайтов, блогов, в том числе англоязычных. Культурную жизнь планирую отдельно перед стартом месяца.

В письмах часто выделяю жирным главные идеи. Из уважения и экономии времени других. Если главные месседжи их задели и решат больше внимания уделить письму, будут читать именно этот абзац. Не надо думать, что мое письмо — это самое важно, что они получили сегодня. Я бы и сама не читала монотонные письма, если бы они не были рабочими.
Новости я не читаю совсем. Мне достаточно структурированной группы друзей (функция в фейсбук), чтобы просмотреть их записи в социальной сети.

Личный Instagram - выполняет функцию альбома, воспоминаний, сохранения эмоций. Ранее практиковала 1 пост в день, чтобы отслеживать настроение события, думала будет полезно для анализа года. Но со временем поняла, что стоит хранить только самые-самые. То есть для меня это как дневник. И очень часто я не могу сфотографировать то, что действительно хочу запомнить (или человек, с которым встреча, против, переживает за конфиденциальность или не успела "остановить момент"), но символическая деталь рядом или место (отмеченное в функции инстаграм) — вот ключевое упоминание.

Прежде чем добавлять кого-то в друзья - проверяю профиль (общих друзей, места или проекты в которых могли бы пересекаться). В целом для меня фейсбук — оптимальная площадка для общения и работы. Но с теми, кого уже знаю. Часто перед большими ивентами, если у меня есть список регистрации, пробую добавлять людей вперед и начинать разговор сначала в фейсбуке (некий элемент нетворкинга). Тогда по приезду на событие мы переходим к более конкретным темам. Как говорится, small talk опускаем...

Всех, с кем переписываюсь в социальных сетях, прошу писать всю свою идею / вопрос / предложение в одно сообщение, а не для каждого предложения или смайла отдельно. Теперь вы понимаете, что когда открываю фейсбук, то сразу высвечивается несколько чатов параллельно. Логично, что лучше высказать свое мнение и перейти к другому чату, пока предыдущий собеседник печатает свой ответ. Поэтому, сообщения типа "плз лайк, если не сложно" часто бывают последними.

Кстати, о чатах. Во всех рабочих чатах всегда обсуждаю правила нашей коммуникации заранее. Это значительно повышает эффективность.

Что себе могу позволить в переписке. Конечно же, можно и сократить слова (например u вместо you и cause вместо because, to — 2 for — 4), но и то только с теми, кого уже знаю. Считаю, что смс ради слова "ок» — не уместно. Лучше уже подытожить: договорились! время, место. До встречи!

Кстати, имею возможность сравнивать работу с украинцами и иностранцами и отметила характерную особенность украинского рынка — постоянное уточнение и переподтверждение встреч. Это как получается: вы не цените твердость своего слова, можете себе позволить назначать другие планы на это время? Или до последней минуты будете оттягивать и решите за 5 мин до начала встречи предупредить о своем отсутствии. Вообще опоздать? Так кто тогда с вами будет иметь дело? Вот почему конечное сообщение / фраза в телефонном разговоре должно быть кратким резюме-итогом. Которое заявляет о ваших твердых намерениях быть в указанном месте вовремя / заблаговременно.

Путешествия

Все поездки планирую заранее. Электронный билет минимум за полтора месяца - месяц "на руках". В этом случае у меня режим практически не меняется (кроме рациона — чтобы легче переносить трансфер, употребляю в основном лишь кефир / фреши).

В очередях на контроль, посадку, пересадку, я читаю документы (все рабочие бумаги, связанные с поездкой). В самолете и поездах — книги или сплю. Я не веду заметки о рабочем путешествии, не планирую какие места стоит посетить, не фотографирую архитектуру и памятники — я не путешественник. Да и времени между рабочими встречами практически нет. Иногда кроме гостиницы и офисов, в которых встречи, город удается увидеть через окно только пока передвигаюсь от / до аэропорта / вокзала.

Если повезло и в графике есть дополнительный день, то обязательно выхожу на прогулку куда глаза глядят. Для меня не имеет существенного значения куда идти. Даже лучше заблудиться. Это оптимальный способ почувствовать страну — от гостеприимства и готовности местных помочь до реальной ситуации на улицах. Очень часто стереотипы в интернете отличаются от реальной картинки в стране. Всегда стараюсь пообщаться со сверстниками или старшими на улицах города, в котором путешествую. Это касается и городов Украины.

В телефоне есть заметки с названием города путешествия. И туда вношу все наблюдения, мысли и идеи. Такие записи имеют чрезвычайную ценность и храню их потом в отдельную папку. Мы никогда не возвращаемся из путешествия теми же людьми. И пусть ночные перелеты, длительная пересадка или плохие погодные условия... ничто не испортит впечатление от людей / разговора / наблюдений. Это и есть самый ценный багаж, который привожу с собой.

 

Вообще моя система коммуникации очень проста:

Любая живая встреча — лучше телефонного разговора или переписке. Когда работаю с иностранцами, то это в основном hangouts mumble или skype, где на первой же встрече обсуждаются правила коммуникации (все бы украинцы перенимали этот опыт!!!). Затем мы переходим в gmail, google drive, facebook chat, dropbox, titanpad или glimp, имея четко день и время для системных встреч. В случае быстрого реагирования — смс с деталями, что именно проверить и до которого часа. Тех же правил стараюсь придерживаться в своей работе в Украине.

Я продолжаю работать над своей системой самоорганизации, тестировать новые ресурсы. Поэтому буду благодарна за рекомендации, ссылки и ваши истории-примеры!