Багатозадачність чи продуктивність: як встигати важливого більше?

Я не знаю жодної людини, яка б відкривала лише одну вкладку на комп’ютері і читала її, не відволікаючись. Навіть мій тато освоїв мінімум три. Золоті правила копірайтингу провокують нас на постійні переходи з однієї статті блогу на іншу. Кілька ресурсів в інтернеті існують за рахунок такого принципу, surfingbird, наприклад. Щоб встигати більше за одинаково дані всім 24/7 ми поєднуємо обід+монітор чи обід+зустріч в кращому випадку.

 

Але є й інша багатозадачність: одночасно робити мінімум дві справи без шкоди одна одній. Точно без шкоди? Один з проявів продуктивності людини полягає у виконанні багатьох завдань одночасно. Але що це за задачі: сидіти на стільці + читати цю статтю?
Ми живемо в цифрову, інформаційну еру, тому логічно, що термін походить від комп’ютерної багатозадачності. Прикладом є набір тексту електронного листа під час телефонної розмови. Але це вже на стільки звичні для нас речі, що ми й не помічаємо, не сприймаємо серйозно як багатозадачність.

Авторитетні вчені (Пітер Друкер, Девід Мейер) вважають, що через багатозадачність відбувається втрата часу в загальному результаті і збільшення кількості помилок, які є наслідком постійного переривання задач. Тобто ваша концентрація уваги ділиться на дві справи замість того, щоб за менший час зробити одну якісніше і лише тоді приступити до іншої. Мені самій було цікаво і я випробувала різні методи, вивчаючи таким чином себе, свою фізіологію і звички.

Я часто говорю на майстер-класах, що важливо досліджувати себе, прислухатись до свого тіла і вивчати свої звички. Це не банальна фраза. Її аргументую тим, що ваші реакції можуть відрізнятись від того, що ви про себе думаєте або звикли чути від оточуючих. Прослідкуйте в які години ви найбільш продуктивні. І тут я не маю на увазі жайворонків чи вплив кофеїну. Кілька днів спостережень допоможуть вам помітити певні закономірності свого організму. 

Наприклад, спробуйте одну і ту ж задачу виконувати в різний час впродовж хоча б тижня. А ще краще, впродовж першого тижня – вранці, другого – в обід, а третього – ввечері. Наприклад, читати публіцистичний матеріал, який важливо розуміти, але не запам’ятовувати. 

Виключаємо важливість емоційного інтересу до матеріалу, просто подивіться на сам факт: коли матеріал легше сприймався, запам’ятовувався. Подивіться з якого матеріалу ви більше пам’ятаєте деталей і досі: який читали вранці чи ввечері?

Я дуже люблю експерименти. І якось вирішила перевірити таку вправу на собі.
Якщо вірити словам батьків – я народилась ближче до 00:00 годин, тому вважала це аргументом, що “я-сова” і вставати рано – не моя сильна сторона. Було логічним зробити висновок, що новий матеріал, важливі зустрічі, тобто моя максимальна продуктивність буде в другій половині дня, оскільки вранці – сонна і потребую багато кофеїну.
Але я ціную свій час, як і час інших. Тому завжди маю при собі книгу чи важливий / цікавий матеріал, який проглядаю, маючи вільну хвилину: стоячи в черзі, їдучи в транспорті, очікуючи на не пунктуальних людей або коли приходжу на зустріч заздалегідь і маю 5-10 хв. Зазвичай, такі випадки трапляються впродовж всього дня по кілька разів.

Трішки про ранні прокидання. Я помітила, що матеріал, який “проглядала” з 9 до 12:00 ранку дуже добре запам’ятовувала і могла використовувати найменші деталі + концентрувалась значно легше і могла прочитати значно більше, не повертаючись на кілька сторінок назад (що відбувалось, коли читала з 19 по 21:00). Дивно. Адже, прокидаюсь я зазвичай до 7 і всього лиш одна-дві години після сну мали б бути досить не ефективними, якщо дотримуватися “теорії жайворонків-сов”. 

Щойно помітила таку колосальну продуктивність, мотивації прокидатись рано лише додалось. Я зрозуміла, що краще прокинутись ще раніше на 1 годину до роботи, щоб присвятити цей час на самоосвіту (онлайн-курси, відеоуроки, книги), бо краще закріплюється матеріал і більшість людей спить (місто не таке жваве), тому тиша за вікном лише сприяє повному заглибленню. В тому сенсі, що на вулиці і людей, і машин мало – атмосфера сонного міста дуже умиротворює. Саме по цій причині і рекомендую вам краще перевіряти усі рекомендації на собі, ваша фізіологія сама вам підкаже, як краще організувати свій день і більше встигати!

Водночас, хочу навести вам ще кілька прикладів-аргументів проти багатозадачності.

Фізіологія. Аргументи експериментами

На відміну від комп’ютера люди не налаштовані на паралельне виконання кількох завдань. Наш мозок здійснює будь-які дії, навіть незначні, у строгій послідовності. Ви закінчуєте 1 дію, або її частину, і тільки після цього здатні перейти до наступної. Те, що ми називаємо багатозадачністю – насправді це швидке переключення з однієї дії на іншу. Логічно, що ви швидше втомлюєтесь від частого переключення. То, може, і продуктивності менше від багатозадачності? А стереотип нам говорить навпаки: розвивай багатозадачність, щоб більше встигати.

Хол Пошлер, професор Каліфорнійського університету в Сан-Дієго, провів експеримент, щоб дослідити спроможність мозку реагувати на 2 різні звуки у швидкій послідовності. Він виявив, що дія мозку призупиняється на незначний проміжок часу перед тим, як розпочати виконувати наступне завдання. Другий звук мозок сприймає одразу (міллісекунди часу) після першого, але не разом.

«Коли ти занурюєшся у вивчення роботи головного мозку, там виявляється, менше паралельних процесів, ніж ти уявляв. Мозок схильний до операцій, які розбиті за часом» – пояснює Пошер.

Дослідження Массачусетського технологічного інституту показало, що звичка жонглювати справами і регулярно відволікатись допомагає на самому початку кар’єри, але потім це призводить до психологічного і емоційного виснаження. В свою чергу, це змушує нас відволікатись ще частіше: втомленим людям складніше зберігати концентрацію. В результаті мозок швидко втомлюється і відмовляється взагалі робити хоч щось якісно.

Де я суміщаю справи і навіщо?

1. Прогулянка або кардіо тренування + аудіокнига, рідше музика.
2. Зустріч з друзями + піша прогулянка в парках (серед зелені).
3. Очікування в черзі / тих, хто запізнюється на зустріч + книга / дзвінок близьким (рідше).

Пробіжіться подумки по своєму вчорашньому дню. Що ви робили? А що робили паралельно? Зверніть увагу на дороги з рекламою, присутність віртуальної комунікації впродовж дня (кожен може написати чи зателефонувати вам коли захоче): всі борються  за нашу увагу! Ми тримаємо всі гаджети поряд, бо хтось в кожну секунду може набрати нас чи написати. Виходить, це вже звичка – постійно відволікатись. І ми самі це дозволяємо.

Є кілька простих вправ, що розвивають концентрацію уваги, тобто тренують нас зосереджуватись на 1 справі, поки іншу робимо паралельно (звучить як багатозадачність!). Таким чином ви розвинете і свою уважність. Наприклад, спробуйте рахувати кроки впродовж 3 хвилин. З переваг: навчитесь відчувати час, для початку знадобиться таймер з дзвінком (налаштуйте будильник). Також ви перестанете відволікатись на різні деталі. щоб не перевантажувати мозок (реклама по сторонах, чужі розмови, роздивляння дерев, рахування ворон).

Складність полягає лише в тому, що ми швидше схопимось за телефон і почнемо всіх підряд набирати, аби не залишитись самому на кілька хвилин, бо всі ж дивляться. Особливо у випадку, коли треба когось почекати 3-5 хв. Що ви робите? Не повірю, що читаєте книгу на телефоні.

Розвинути звичку робити щодня щось незвичним способом або наважуватись на речі, які вам не притаманні, тобто щодня покидати свою зону комфорту  – змусить вас тримати себе в тонусі і розвиватись!

5 найефективніших рекомендацій для розвитку своєї продуктивності:

1. Визначте свій продуктивний час і всі важливі зустрічі або час для нових ідей/проєктів плануйте саме в цей проміжок!
2. Мінімум 1 день в тиждень працюйте за методом Pomodoro.
3. Відслідковуйте результат кожної своєї дії, не процес!
4. Заведіть щоденник успіху і щодня записуйте свої + тобто те, що вам вдалось досягнути за сьогодні (як кінцевий результат, так і виконана конкретна задача на шляху до цілі).
5. Плануйте своє життя / справи стратегічно, щоб знати не лише “скільки всього зробити”, але й “навіщо?” – чітка (ваша, а не нав’язана) мотивація розчистить шлях в досягненні своїх цілей. Тоді і “ні!” сказати своїм “пожирачам часу” буде легко і задачі стануть більш конкретними та розбитими на менші частини, що під силу виконати, якщо концентруватись на кожній по черзі, поступово.

Чому ви віддаєте перевагу: багатозадачності чи продуктивності? Чи, можливо, ставите знак “=” між цими словами?